Total Compliance

Policy-Procedure Management

La gestione delle procedure comporta molto di più di una semplice scrittura e pubblicazione in una directory aziendale. La gestione delle procedure che disciplinano i processi critici dell’organizzazione aziendale non possono comunicare in modo efficace senza uno specifico framework.
Configurazione: la fase della configurazione prevede la definizione di specifici template che supportano l’organizzazione a standardizzare la forma ed i contenuti.

Revisione e approvazione: gioco di squadra
l processo per la gestione delle procedure prevede il coinvolgimento di diversi ruoli: chi le scrive, chi partecipa alla revisione (compresa la Funzione
di Compliance) e chi le approva. Attraverso la collaborazione delle diverse funzioni garantisce una corretta e efficace gestione delle procedure.

Test e questionari a supporto della formazione
I destinatari delle procedure sono parte attiva del processo. Attraverso un sistema di notifica automatica vengono invitati a compiere una serie di azioni: lettura, accettazione, test, questionari e sondaggi.
Il portale diventa un sistema interattivo attraverso il quale l’organizzazione interagisce in modo efficace con l’intera struttura.

Principali vantaggi:

  • Include il servizio di hosting per l’archiviazione dei documenti in
    totale sicurezza.
  • Interfaccia intuitiva web-based.
  • Riduzione utilizzo della carta (“green document delivery”).
  • Migliora l’efficienza organizzativa.
  • Attribuisce chiari livelli di responsabilità.
  • Fornisce un modello per la gestione delle procedure.
  • Riduce al minimo il tempo dedicato a l l a procedure assicurando una costante e consapevole informazione/formazione del personale.
  • Riduce al minimo il tempo dedicato alla ricerca di documenti.
  • Garantisce una efficace attività di revisione / aggiornamento delle procedure.
  • Ottimizzazione del lavoro in team nelle varie fasi del processo  monitoraggio, action plan).
Statistiche complete

  • la conferma inconfutabile delle
    azioni ef fettuate ( lettura, accettazione, test, ecc.).
  • Elenco di che legge, di chi ha passato il test, di chi ha accettato la procedura.
  • Percentuale dei membri del gruppo che: hanno letto, hanno superato i l tes t e hanno accettato la procedura.
  • Roll-up di statistiche per tutti i
    gruppi subordinati.
  • Reportistica avanzata – tutti i
    campi del database disponibile.
  • I report possono essere salvati, esportati automaticamente ed inviati tramite posta elettronica.
Accesso on-line

  • I documenti che riguardano l’utente vengono visualizzati e
    disponibili sempre e ovunque.
  • Tutte le azioni degli utenti –
    lettura, accettazione – sono
    registrati.
  • Sistema di test con feedback
    punteggio immediato.
  • Test a scelta multipla con valutazione automatica.
  • Questionari e indagini possono
    essere somministrati automaticamente.

La soluzione informatica si ispira alle linee guida degli orientamenti ESMA/2012/388 recepite dalla CONSOB con effetto 26-01-13.

Collaborazione

il processo per la gestione delle procedure prevede il coinvolgimento di diverse figure individuate all’interno della propria organizzazione per competenze e ruoli.

Redazione

il ruolo di “editor” prevede la stesura della procedura. Può essere assegnato ad una singola persona o, ove necessario, ad un team di esperti in materia.

Revisione

la procedura in bozza viene trasmessa al Compliance Officer che provvede a verificare gli aspetti di sua competenza e fornire feedback prima della approvazione.

Richiesta di approvazione

una volta che la procedura è stata revisionata, il documento viene inviato per la sua approvazione.

Approvazione

il ruolo di “approver” ha la facoltà di approvare o declinare la pubblicazione della procedura. In caso di declino vengono specificati i motivi per i quali è richiesta una modifica.

Pubblicazione

la pubblicazione del documento avviene in modo mirato all’interno dell’organizzazione secondo l’apparteneze a specifici ruoli e/o gruppi.

Richiesta di lettura e accettazione

ai destinatari delle procedure viene richiesto di leggere ed accettare la procedura. Le “azioni” degli utenti vengono tracciate al fine di generare, in automatico, gli opportuni solleciti. Al fine di assicurarsi che la procedura sia stata recepita e compresa è possibile somministrare test o questionari.

Revisione periodica

la pianificazione delle revisioni consente di verificare l’aggiornamento delle procedure e la loro coerenza agii attuali processi organizzativi.

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